LIBRO DE ACTAS Y CONTENIDO

El contenido de las actas de una asamblea general, cuando ahi grabaciones por parte de la administración o por uno de los asociados, en atención a que uno de los participantes pudiera alegar que el acta no tiene todo lo tratado, porque no están algunas de sus intervenciones.

Sobre este particular la ley no tiene un pronunciamiento expreso, sin embargo el articulo 189 del Código de Comercio dice en los artículos 189, 190 y 191 lo siguiente:

" ARTÍCULO 189. . Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas".

"ARTÍCULO 190. . Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previstos en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas; y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes".

Es común que en ciertos casos se presenten discusiones sobre temas álgidos de los que las asambleas se ocupan mas que de otros, presentándose discusiones que podrían durar incluso horas, con disertaciones que repiten, o dan respuesta a un mismo tema, sin que la ley obligue a que en el contenido del acta se plasme la totalidad de las discusiones, pudiendo el secretario, plantear la propuesta, las variantes si trata de propuestas alternativas, acumulativas, disyuntivas, sustitutivas o complementarias, resumiendo la redacción, sin omitir la propuesta que finalmente queda como definitiva y la decisión. También se tendrán que sentar en el acta las constancias, cuando alguno de los asistentes la presente por escrito, o de manera verbal, pues se trata de aspectos que quien los presenta desea que queden textualmente.

Por lo anterior es perfectamente valido, que en las actas se haga constar los resúmenes y no la totalidad de la grabación, pues no hay norma que lo prohíba, pudiendo el socio que no este de acuerdo recurrir a la impugnación de que trata el articulo 191 del código de comercio

"ARTÍCULO 191. . Los administradores, los revisores fiscales y los socios ausentes o disidentes podrán impugnar las decisiones de la asamblea o de la junta de socios cuando no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos. La impugnación sólo podrá ser intentada dentro de los dos meses siguientes a la fecha de la reunión en la cual sean adoptadas las decisiones, a menos que se trate de acuerdos o actos de la asamblea que deban ser inscritos en el registro mercantil, caso en el cual los dos meses se contarán a partir de la fecha de la inscripción".

En todo caso lo que si nunca debe faltar en el contenido de una asamblea, que en este caso de una copropiedad es:

Lugar, fecha y hora de iniciación de la reunión; los nombres de las personas que actúan como presidente y secretario.

El número y nombres de los propietarios de bienes de dominio privado presentes o representados en debida forma.

Los coeficientes de copropiedad o porcentajes de participación representados en la reunión.

Los asuntos tratados.

Las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor o en contra de ellas, o en blanco.

Las constancias presentadas por los asistentes durante la reunión.

Las designaciones efectuadas.

La fecha y hora de terminación de la reunión.

La copia del acta debe ser entregada por el secretario de la asamblea general a los propietarios en el momento en que lo soliciten..

Esperamos haber atendido y resuelto la inquietud planteada.